如何多人共同編輯 Google Docs 並使用 EndNote ? [Part 1]

最近一陣子因為有跟其他人一起寫作的需求,所以開始使用 ” Google 文件“,

好處是只要利用 “分享”,就能邀請其他人一起來編輯,而且是 “即時編輯“,”即時編輯” 是什麼意思呢?就是大家各自在自己的電腦上開啟同一份 Google 文件,你在你的電腦上編輯,(只要網路夠快) 其他人的同一份文件上就能立刻看到你編輯的內容!

而且可以各路人馬 “同時編輯” 一份文件!也就是我寫 Introduction 時,你可以同時寫 Results,他就負責寫 Discussion,而且同時間我可以同步看到對方的內容!這樣文章才不會有前後矛盾,牛頭不對馬嘴的窘境出現,這實在是分工合作(監視進度)的利器啊!

除此之外,若不想直接變動文件內容,也能直接做 “註記”,或是 “即時通訊“,對方馬上就能看到你的意見,同樣的你也能立即針對他的意見與對方溝通,這其實就已經是另類的 Line,而且沒有備份的問題,因為 google 文件本身就具備自動儲存的功能。所以其實很適合拿來當作聊天室用!


不過在寫論文時,我們很常在 WORD 使用 EndNote 軟體來做參考文件的管理與編排,那在使用 Google 文件時能不能使用 EndNote 呢?

於是我去搜尋 Google 文件 的說明,結果並沒有答案。搜尋 EndNote  的說明,也沒有結果。只好直接請出 Google 大神,果然有人有解決方案

先說明我目前使用的環境是:

“macOS Sierra 10.12.6 + Office 365 版本 15.37(170805) + EndNote X8.0.1 (Bld 12636)”

簡單來說,

開啟 Google 文件並新增一個 Google 文件,

同時開啟 Endnote 軟體,選擇你要的 reference 直接用滑鼠拖拉到 Google 文件裡你想要的位置就可以了,從下面的圖可以看到我從 EndNote 拖拉三個 reference 到 Google 文件裡,這時候 Google 文件裡會顯示 ” {作者, 年份, 編號} ”

這時候,在其他人的電腦裡看起來也是一樣的畫面。

其他人的使用環境:

“Windows 10 專業版,版本1703,64位元 + Office 365 版本 1706 (8229.2103) + EndNote X8.0.2 Bld 10858”

 


那文章寫好後要怎麼利用 EndNote 來 Format 成我們需要的格式呢?

請先從 Google 文件下載這個檔案,選擇 WORD (.docx) 格式下載,

然後使用 WORD 開啟下載的檔案,之後的步驟就跟原本在 WORD 裡使用 EndNote 格式化一模模一樣樣。

點選 EndNote 頁面,選擇好你要的 “Style “,我這裡是選擇 “Vancouver” ,

然後選擇 “Turn Instant Formatting On”,

噹噹,結果就像這樣:

這個方式能讓多人同時編輯一份 Google 文件,又能搭配 EndNote 使用,真的是很方便!

不過如果你是主要寫作者,reference 都是由你負責插入到 Google 文件裡,後續利用 EndNote 在 WORD 裡做文件格式化也是同一個人負責,那麼以上這個做法是沒問題的。

但若每個參與寫作的人各自都有各自的 EndNote library,插入的 reference 也不是每個人都有,那當你在 WORD 要 Format 格式時就會出現問題,

那該怎麼處理 每個作者的 EndNote library 不一致的問題呢?

下一篇再告訴大家(因為這篇寫太長了!)

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