如何多人同步編輯 Google Docs 並使用 EndNote ? [Part 2]

前一篇說明利用 Google 文件來達到同時多人編輯同一份文件且也能使用 EndNote 的方法。

可是這樣只解決了一半的問題!

因為每個人可能有各自不同的 EndNote library,共同編輯好的 Google 文件,我這邊下載下來的 WORD 檔,在我的 EndNote library 裡只能辨識我自己的 EndNote 插入 Google 文件的 reference;若是其他人的 EndNote 插入 Google 文件裡的 reference 在我的 EndNote library 裡沒有,那我在 WORD 裡就無法用 EndNote Format!

因為我的 EndNote library 無法辨識對方插入的 reference

同樣的,我在 Google 文件裡用我的 EndNote 插入的 reference,你的 EndNote library 裡可能沒有。

所以 Google 文件能完美達成多人同時與即時編輯的任務,但是 EndNote 部分也要有能夠多人同時與即時同步的功能。

一旦每個人在 Google 文件插入的 reference 都能被自己的 EndNote 辨識,那就能完美達成我們想要的 ” 多人同步編輯 Google Docs 並使用 EndNote ” !


那該怎麼做呢?

最直覺的方法,就是把我的 EndNote library 匯出一份 Compressed Library,可以只選擇該篇文章用的的 reference 匯出,然後寄給每個人,大家再匯入自己的 EndNote 裡,這樣就能達到每個人在 Google 文件裡插入的 reference 每個人的 EndNote library 裡都有,那在下載的 WORD 檔案裡用 EndNote 執行 Format 時就不會發生找不到 reference 的問題。

但是這個方法一但人數多的時候就會很麻煩,因為要每個人的都匯入一次以避免遺漏,但有時候又會有重複的問題,之後還要再整理 EndNote Library。

另外一個比較簡單的方式,就是利用 EndNote 內建的 ” Shared Library ” 功能。

簡單來說,Shared Library 其實就是一種雲端資料庫,你註冊一組帳號,把你的 EndNote Library 裡的 reference 上傳到雲端,然後你可以指定把這個雲端資料庫分享給哪些人,讓所有成員都能有同樣 reference 的 EndNote Library,而且還能同步增加或刪減 reference,每個成員也能做註記。運作方式就跟 Dropbox 很類似。

利用 Shared Library,我們就能達到多人同時 Google 文件同步編輯,EndNote 也能同步使用的目的!

EndNote 的 Shared Library 功能是版本 EndNote X7 以後才推出的功能,依官方說法,要使用這個功能有幾個前提:

  1. 每個成員都要有 EndNote Online 帳號
  2. 每個成員的 EndNote 版本最好不要低於 X7.7.1
  3. 每個成員都要啟用 EndNote Sync

EndNote Online 註冊一個帳號。

開啟 EndNote (我是用 Mac 版),選擇 Preference,在左邊點選 Sync,然後在右邊輸入EndNote Account,再按 Enable Sync。

這樣就完成準備工作了。

然後點選 File 裡的 “Share”

然後就會跳出一個視窗,可以輸入你想要一同分享 Library 的成員的 email 。

 


而被分享的成員會收到一封 email 通知,只要依照 email 內容點選 “同意” 就好了。

然後被分享者只要開啟 EndNote,點選 File 裡的 “Open Shared Library”,就能開啟這個分享的 Library 了!


這個 Shared Library 與你原本的 Library 互不相關,可以是你原本的整個 EndNote Library,也可以是另一個 EndNote Library;

我個人是建議另外針對這個 Google 文件建立一個新的 EndNote Library 來做 Sharing,然後再把該文件需要的 reference 從你原本的 Library 複製到 Shared Library,這樣就不會弄亂你原本的 Library。

而被分享者打開 Shared Library 後,也能把別人沒有的 reference 複製到這個 Shared Library 裡,如此就能達到多人同步共享 EndNote Library 的目的。


依官方說法,Shared Library 的功能不需另外付費,整個 Shared Library 在電腦裡沒有容量大小的限制,更重要的是在雲端的容量大小也沒有限制!

不過同時間只能開啟一個 Shared Library,無法同時間開啟多個 Shared Library!


有關 EndNote Shared Library 的官方說明文件

有關 EndNote Shared Library 的官方說明影片

 

 

 

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